Un système de réponse vocale interactive – également connu sous le nom de SVI – apporte une grande mobilité à un système téléphonique d’entreprise. Mais qu’est-ce qu’un SVI et comment fonctionne-t-il ? Découvrons-le !
Dans cet article, vous apprendrez ce qu’est un SVI, quels sont ses avantages et comment obtenir ce service. Vous pouvez obtenir le SVI avec n’importe quel plan de numéro de téléphone virtuel de Global Call Forwarding gratuitement !
Qu’est-ce qu’un SVI ?
Un serveur vocal interactif (SVI) est un système de réponse vocale automatisé basé sur le cloud qui répond à l’appel, interagit avec les appelants et les dirige vers le bon service ou agent.
Presque toutes les entreprises utilisent un SVI pour gérer les appels entrants. Ce système aide l’entreprise à organiser la réception des appels et la manière dont les clients seront aidés. Et lorsqu’elle est bien organisée, votre entreprise peut améliorer l’expérience de l’appelant et la satisfaction du client. En raison de cette capacité, les systèmes SVI sont également très populaires dans les centres d’appel et les centres de contact.
La plupart des fournisseurs de téléphonie proposent un SVI dans le cadre de leurs services. Cependant, certains fournisseurs ont des gestionnaires de SVI plus complexes que d’autres afin de répondre à l’évolution des besoins en matière de communication.
Un exemple de SVI hébergé :
Lorsqu’il reçoit un appel entrant, le serveur vocal automatisé y répond et interagit avec l’appelant. Il tente de découvrir la raison de l’appel en proposant une série d’options de menu SVI prédéfinies (menu vocal interactif), telles que “Appuyez sur 1 pour X, appuyez sur 2 pour Y”.
Ensuite, en fonction des données fournies par l’appelant, le SVI hébergé achemine automatiquement l’appelant vers la destination demandée. Tout cela se fait sans l’aide d’un opérateur ou d’un réceptionniste.
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Comment fonctionne un SVI (IVR) ? Comprendre le fonctionnement des menus d’un SVI
Lorsqu’un client appelle votre entreprise, le système SVI lui répond par un message d’accueil. Le SVI propose à l’appelant un menu avec plusieurs options, par exemple “Appuyez sur 1 pour les ventes, appuyez sur 2 pour l’assistance à la clientèle”. Il tente de déterminer la raison de l’appel.
Le client appuie ensuite sur la touche associée à l’option qu’il souhaite. Une fois la touche enfoncée, le SVI achemine automatiquement l’appelant vers la destination souhaitée. Tout cela se fait sans l’aide d’un opérateur ou d’un réceptionniste.
Vous pouvez bénéficier de cette fonction avec n’importe lequel de nos plans de numéros de téléphone VoIP. Une fois que vous avez accès à cette fonction, vous vous connectez à votre compte de service téléphonique et utilisez un gestionnaire SVI ou un concepteur de flux d’appels pour créer votre système SVI hébergé.
Grâce à cette interface, vous pouvez ajouter vos flux d’appels personnalisés et vos règles de routage par le biais d’actions de déclenchement (couramment proposées) telles que :
- Ajouter un menu SVI (menu vocal interactif) – différentes options que vous souhaitez proposer aux appelants.
- Renvoyer l’appel vers – un numéro de téléphone, un groupe de sonneries, une boîte vocale
- Enregistrer des messages vocaux – instructions, navigation, informations sur l’entreprise
- Ajouter des groupes de sonneries et des groupes d’appels – différents services, sites, équipes distantes
- Diffuser une annonce – nouvelle politique de l’entreprise, nouveaux horaires
- Acheminer les appels – en fonction de l’heure, de la localisation, de l’identification de l’appelant, règles d’acheminement personnalisées.
Déplacez ces déclencheurs pour créer un flux personnalisé pour vos appels entrants.
Voyez les différentes façons dont vous pouvez construire votre système SVI dans notre panneau de contrôle en ligne. Ou regardez notre démo !
Pourquoi votre entreprise a besoin d’un système SVI : Avantages du SVI
Le SVI profite à tous les types d’entreprises, des PME aux grandes entreprises.
Voici les principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent le SVI et les principales fonctions de ce système :
- Facile à mettre en place et à gérer
- Personnalisation de votre système téléphonique
- Renvoi des appels vers différents utilisateurs et numéros
- Automatisation des processus d’appels entrants
- Gérer plus efficacement les flux d’appels entrants
- Répartir les appels entre différents agents, services et sites
- Offrir aux clients différentes options d’assistance par téléphone
- Créer plusieurs niveaux d’interaction
- Améliorer l’expérience de l’appelant, et bien plus encore.
Comment obtenir un SVI ? Mise en place de votre SVI
Où trouver un SVI hébergé et comment le mettre en place ?
Tout d’abord, trouvez un fournisseur de services de téléphonie en nuage si vous n’en avez pas déjà un. Recherchez un fournisseur qui propose un SVI dans le cadre de son ensemble de fonctionnalités.
Global Call Forwarding propose un SVI hébergé avec tous ses plans de numéros de téléphone virtuels. Souscrivez à un numéro de téléphone professionnel sur notre page Tarifs, ou transférez votre numéro vers notre service.
Ensuite, vous pouvez utiliser leur éditeur SVI pour concevoir votre SVI selon vos besoins.
Connectez-vous à votre panneau de contrôle pour utiliser notre Créateur de flux d’appels afin de construire votre système SVI. Notre support technique 24/7 est disponible pour vous aider à créer un système automatisé qui fonctionne le mieux pour les besoins de communication de votre entreprise. Testez et mettez à jour vos flux d’appels si nécessaire.
Puis-je créer un SVI multilingue ?
Oui ! Même avec l’inclusion de nouveaux canaux de communication (comme les chatbots et la messagerie texte), les clients préfèrent encore largement appeler une entreprise pour obtenir de l’aide. Cela signifie qu’un segment important de votre public cible s’attend à un service de qualité lorsqu’il appelle votre entreprise.
Et si vous prévoyez de vous développer à l’échelle mondiale (ou si vous disposez déjà de centres d’assistance internationaux), vous devez instaurer un climat de confiance avec ces clients.
Alors, comment établir cette confiance et mettre vos clients internationaux à l’aise ?
Fournissez un service et une assistance dans des langues qu’ils comprennent. C’est là qu’un SVI multilingue s’avère utile !
Vous pouvez créer un SVI multilingue dans notre panneau de contrôle et acheminer les appels entrants vers différents messages-guides, menus et emplacements selon vos besoins. Veillez à définir vos besoins linguistiques lorsque vous créez vos flux d’appels. Pour plus de détails, nous avons dressé une liste de conseils à garder à l’esprit lors de la création d’un SVI multilingue.
En savoir plus sur le SVI
Vous voulez en savoir plus sur l’utilisation du SVI pour gérer les appels entrants ? Chez Global Call Forwarding, nous pouvons vous aider à mettre en place la bonne système de téléphonie virtuelle pour les entreprises. Appelez-nous au +1 (561) 908-6171 ou discutez avec nous en ligne !